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Routineaufgaben sind all die Aufgaben, die täglich oder wöchentlich mehrfach anfallen.

Dies sind manchmal nur Kleinigkeiten, wie das besorgen von Büromaterial, das im Einkauf lagert.

Der ganze Betrieb holt sich dort, mit jeweils 3-5 minütigem Plausch, seine Haftnotizen oder Bleistifte ab. Auf dem Weg dorthin findet sich so mancher Anlaß zur “Pflege der Sozialkontakte” mit den Kollegen. Schließlich kann man ja nicht ohne Gruß am Büro vorbeilaufen.

Aber auch nicht ganz so offensichtliche Abläufe werden schnell zur Routine. Und wir werden Meister darin diese zu bewältigen.

Schauen Sie mal Ihren Mitarbeitern im Einkauf über die Schulter

wie viele Eingaben und Maskenwechsel für die Erfassung einer Bestellung in Ihrer EDV erforderlich sind. Welche papiergebundenen Unterlagen aus Ordnern oder Hängemappen zusätzlich benötigt werden.

Oder im Verkauf für die Erfassung eines Angebotes oder eines Auftrags. Wie viele Informationen werden hierbei benötigt? Wie zügig erhält ein Kunde die gewünschte Auskunft während eines Telefonates? Wie oft muss ein Rückruf durchgeführt werden?

Wie schnell erhält der Kunde sein Angebot?

Wie viele Schritte sind erforderlich?

Wer hat die technischen Dokumentationen im Zugriff und wo sind diese verteilt? Wie aufwändig ist die Auftragsprüfung?

Im Service wird es oft noch deutlicher, wenn ältere Produkte zu Servicefällen werden. Wie lange muss Ihr Kunde auf ein entsprechendes Angebot oder einen Lösungsvorschlag warten?

Und zum Schluss müssen alle Unterlagen noch archiviert werden. Auch eine Routineaufgabe – oder?

Alltägliche Aufgaben drohen uns dann manchmal regelrecht “aufzufressen”!

Und dann die Sache mit der Verantwortung…

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